Ontvangstinstellingen – Automatische Antwoorden
Introductie
De functie voor automatische antwoorden is een automatisch antwoord dat je kunt instellen voor inkomende berichten. Het helpt je om snel op jouw klanten te reageren wanneer je niet bereikbaar bent.
Toegang tot automatische antwoorden
- Selecteer jouw profiel en vervolgens in het keuzemenu de optie “Berichtinstellingen”.
- Selecteer in het keuzemenu van de berichtinstellingen de optie “Ontvangstinstellingen”.
- Je wordt nu doorgestuurd naar de automatische antwoorden.
Automatische Antwoorden
Je bevindt je nu op de pagina voor automatische antwoorden. Hier kun je een automatisch antwoord instellen voor inkomende berichten.
- Nummer: Het nummer dat de ontvanger ziet in het automatische antwoord. Dit is een virtual mobile number (VMN), dat gebruikers kunnen instellen met ons supportteam.
- Tekstveld: Voer het gewenste bericht in voor jouw automatische antwoord.
- Nieuw automatisch antwoord: Als je de sectie voor automatische antwoorden voor het eerst opent, heb je de mogelijkheid om een nieuw automatisch antwoord in te stellen. Als je meerdere VMN’s voor automatische antwoorden hebt ingesteld, kun je ook verdere automatische antwoorden aanmaken.
- Bevestigen & Verwijderen: Bevestig jouw automatische antwoord of verwijder het.
Doorstuurregels
Doorstuurregels bieden u de mogelijkheid om inkomende berichten van klanten automatisch door te sturen naar een VMN of e-mailinbox, wat zorgt voor een snelle reactie van uw teams, variërend van ondersteuning buiten kantooruren tot het leveren van kritieke waarschuwingen.
Laten we eens kijken naar het instellen van een doorstuurregel. Selecteer het tabblad en hier ziet u waar al uw doorgestuurde berichten zullen staan. U kunt deze indien nodig filteren op actief en inactief.
Laten we een nieuwe regel aanmaken. Selecteer de knop nieuwe regel.
In de pop-up verschijnen drie secties die u moet invullen. Laten we ze doornemen.
VMN: Voeg uw VMN-nummer toe
- Regeltype: selecteer in het vervolgkeuzemenu waarnaar u de berichten wilt doorsturen:
- Nummer: Doorsturen naar één of meerdere mobiele telefoons
- E-mail: U kunt doorsturen naar één of meerdere e-mailadressen
- URL: Momenteel alleen mogelijk met API. U kunt slechts naar één URL verzenden.
- Let op: er kan niet naar meerdere URL’s worden doorgestuurd
- Zodra u uw doorstuurregel heeft ingesteld, drukt u op Opslaan om uw regel aan te maken.
Zodra uw doorstuurregel actief is…
- Ze kunnen alleen handmatig worden in- of uitgeschakeld
- Operationele uren per dag kunnen niet worden ingesteld – bijv. tussen 18:00 & 08:00 uur.
- Ze zullen NIET werken buiten de verzenduren die een gebruiker instelt in de berichtinstellingen.
- Een bestaande regel kan worden bewerkt of verwijderd.